ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) ET LOGISTIQUE

Responsabilités et tâches :

• Contribuer au processus de passation de marchés pour les biens du bureau, les fournitures consommables et les services ;
• Préparer des tableaux comparatifs et participer au comité de sélection ;
• Garantir la pleine conformité et l’application des règles, procédures et bonnes pratiques standard  et du bureau en matière de marchés publics ;
• Assurer le suivi des activités et des tâches réalisées par les contractants, comme indiqué dans les contrats de services/marchés publics ou les bons de commande signés ;
• Vérifier et assurer le suivi des garanties et services après-vente offerts par les prestataires ;
• Vérifier le bon état des biens appartenant à l’entreprise;
• Assurer le suivi de l’utilisation des biens et rend compte de tous les changements (par exemple, gestion et suivi des stocks) ;
• Surveiller la maintenance de l’équipement de bureau en veillant à ce que les réparations soient effectuées en temps utile si nécessaire ;
• Superviser et assurer la maintenance et le bon fonctionnement des autres équipements et du mobilier de bureau ;
• Assurer la mise en place, la maintenance et la disponibilité des équipements et du mobilier de bureau non informatiques pour garantir des postes de travail fonctionnels ;
• Assurer le suivi de l’utilisation et de la maintenance des équipements de communication en coordination avec le/la gestionnaire des technologies de l’information ;
• Superviser la gestion des véhicules et des chauffeurs, coordonner leurs activités, assurer leur entretien adéquat et prépare les rapports logistiques mensuels ;
• Assurer le suivi administratif lié aux véhicules et aux chauffeurs, y compris la gestion des accidents, le suivi des tâches et horaires, ainsi que le remboursement des frais d’usage privé, en coordination avec les services concernés ;
• Assure le suivi et la mise à jour de l’inventaire dans la base de données, en enregistrant tout achat, transfert, don ou déclassement à l’aide du formulaire d’identification prévu ;
• Vérifier l’étiquetage et la conformité des biens avec la base de données d’inventaire, et mettre à jour la liste d’inventaire mensuelle pour le rapport financier ;
• Assurer le soutien protocolaire et administratif auprès des autorités locales
• Veiller au respect des réglementations et appuyer le personnel lors de déploiements urgents en zones de crise ;
• Gérer les formalités protocolaires liées à l’accréditation, aux privilèges et exemptions du bureau et des assistant(e)s techniques et coordonner les appels d’offres pour le logement, la sécurité et autres services en lien avec leur séjour ;
• Assurer la gestion administrative et logistique des logements des AT, de la rédaction des contrats à la restitution des lieux, en coordonnant les réparations, les formalités de fin de contrat, la collecte des justificatifs et le suivi des factures éventuelles après leur départ.
• Assurer le suivi du dédouanement des biens, des effets de déménagement des AT et des véhicules achetés par ces derniers durant les six premiers mois de leur contrat.
• Coordonner la logistique entre bureaux, soutenir les urgences et gérer l’administration selon les procédures. ;
• Organiser la logistique des séminaires, accompagner la formation et l’accueil, gérer les fichiers administratifs confidentiels, effectuer des traductions, et superviser le soutien logistique.

Compétences Recherchées

• Capacités à gérer et coordonner les activités d’une structure internationale ;
• Maîtrise des structures organisationnelles ;
• Capacité à gérer des équipes multiculturelles ;
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
• Forte orientation résultats et esprit d’initiative ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Leadership affirmé ;
• Sens très élevé de Responsabilité ;
• Gestion efficace des priorités.

Profil Recherché

• Licence universitaire en gestion de projet, administration des affaires, sciences sociales ou développement international ;
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration, de la passation de marchés ou de la logistique ;
• Capacité à travailler sous pression sur un poste multitâche ;
• Une expérience préalable dans une organisation gouvernementale ou internationale constitue un atout ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ;

Pour postuler, vous pouvez envoyer votre CV à l’adresse mail job@afrirh.com